Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique à l’intégralité de notre entreprise et des services offerts par l’étude DUMONT DUPUIS GERMAIN PRUNEAU NOTAIRES INC., y compris notre site Internet.

Notre engagement

Chez DUMONT DUPUIS GERMAIN PRUNEAU NOTAIRES INC., nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel de soutien et les clients. Les renseignements personnels confiés par nos clients sont hautement confidentiels et il est primordial pour nous d’assurer le respect de votre vie privée.

En consultant ou en utilisant notre site Internet et en communiquant avec nous, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique. Il est de votre devoir de vous assurer de l’exactitude des informations fournies.

Que sont les renseignements personnels?

Nous définissions les renseignements personnels comme étant tous les renseignements portant sur une personne physique ou morale permettant de l’identifier. Il s’agit de données confidentielles, qui, sauf exception, ne peuvent être communiquées sans le consentement de la personne concernée.

Les renseignements professionnels (adresses courriel, numéros de téléphone et de poste, adresses postales, etc.) sont exclus de cette définition.

Recueil et collecte des renseignements personnels

Notre étude est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres professionnelles, les candidatures et l’utilisation de son site Internet.

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de services juridiques et nous mettons en place des mesures de protection dès la réception de ceux-ci. Ces renseignements sont nécessaires afin d’identifier les clients, d’analyser et d’évaluer des situations juridiques spécifiques, de préparer des documents légaux, d’effectuer les transactions requises, ainsi que de nous acquitter de nos obligations légales. Cela nous permet de garantir l’exactitude des documents juridiques et de notamment prévenir la fraude.

Les renseignements qui peuvent être recueillis sont, entre autres :

  • Prénom et nom;
  • Adresse de domicile;
  • Citoyenneté;
  • Numéro d’assurance sociale (NAS);
  • Numéro d’assurance maladie (NAM);
  • Numéro de permis de conduire;
  • État civil;
  • Occupation;
  • Nom de l’employeur;
  • Dénomination de votre société;
  • Situation familiale;
  • Revenus / dépenses;
  • Numéro de téléphone;
  • Date de naissance / date de décès;
  • Lieu de naissance / lieu de décès;
  • Adresse courriel électronique;
  • Adresse de facturation;
  • Nom de votre avocat, conseiller bancaire, conseiller financier, etc.;
  • Coordonnées bancaires;
  • Données médicales;
  • Curriculum vitae;
  • Renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels;
  • Spécimen de chèque.

Les renseignements personnels peuvent être collectés de la manière suivante :

  • Lorsque vous nous les fournissez directement, soit par communication numérique, téléphonique ou en personne et par les documents à cet effet;
  • Par des sources d’informations accessibles publiquement (recherche internet, réseaux sociaux, etc.);
  • Par une tierce personne (comptable, fiscaliste, employeur, etc.).

Collecte des renseignements personnels via notre site Internet

Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.

Nous pourrions, par exemple, connaître :

  • Le type de navigateur Internet ou de système d’exploitation que vous utilisez;
  • Votre adresse IP;
  • Les pages que vous visitez;
  • La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
  • Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.

La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.

Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous pouvons aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.

Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet. Nous pouvons aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple). Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.

Collecte des renseignements personnels via les médias sociaux

Quoique nous préférions éviter ce type de moyen de communication pour des questions de sécurité informatique, il se peut que nous vous invitions à échanger avec nous par l’entremise de sites Internet, de Facebook, de modules d’extension et d’applications de réseautage social exploités par des tiers. Sur ces plateformes, vous pouvez nous donner accès à des renseignements liés à votre compte de médias sociaux. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour valider et personnaliser votre profil sur notre site Internet.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels

Seuls les membres de l’équipe de DUMONT DUPUIS GERMAIN PRUNEAU NOTAIRES INC. ainsi que les personnes dûment autorisées par nous peuvent accéder à vos renseignements personnels.

Ces renseignements peuvent éventuellement être transmis aux organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu’à des tiers autorisés.

Sous réserve de nos obligations légales relatives au secret professionnel, les tiers autorisés sont, entre autres :

  • Les parties dans un dossier (vendeur, acheteur, prêteur hypothécaire, etc.);
  • Les organismes gouvernementaux ou règlementaires si cela est requis par la loi (Directeur de l’État civil, Curateur public, Ministère de la Justice, etc.);
  • Les tiers fournisseurs de service (prestataires de services informatiques, de stockage de données, comptables, fiscalistes, conseillers financiers, etc.);
  • Les institutions financières;
  • Les assureurs.

Les tiers que nous engageons pour travailler pour le compte de notre étude (prestataires de service) engagent leur propre responsabilité dans le cadre de l’utilisation des renseignements personnels.

Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales, suite de quoi, ceux-ci sont détruits ou encore anonymisés, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes.

Les renseignements personnels sont conservés de la manière suivante :

  • Sous forme papier, dans les locaux de l’étude;
  • Sous forme numérique, stockées sur les serveurs de l’étude, présents dans nos locaux ou chez notre hébergeur d’infrastructure;
  • Sous forme numérique dans les serveurs du logiciel ProCardex utilisé par notre étude dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.

Notre étude prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.

Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

Accès et modification de la présente politique

Les clients ont la possibilité d’accéder à tout moment à la présente politique sur notre site Internet à l’adresse suivante : www.ddgpnotaires.com.

De plus, en adressant une demande écrite par la poste ou en envoyant un courriel à notre responsable de la protection des renseignements personnels, vous pouvez obtenir une copie de la présente politique. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans les délais les plus brefs.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour à la fin de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter notre site Internet afin d’y vérifier les changements.

Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.

Accès et modification des renseignements personnels et retrait du consentement

Sous réserve de certaines exceptions, vous pouvez accéder à vos renseignements personnels conservés auprès de DUMONT DUPUIS GERMAIN PRUNEAU NOTAIRES INC. Les demandes d’accès aux renseignements personnels (modification, suppression, limitation de traitement, etc.), ainsi que les questions au sujet de notre utilisation de ceux-ci doivent être envoyées à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées à la fin de la présente politique.

Advenant l’éventualité où vos renseignements personnels étaient modifiés, il est de votre devoir de nous en aviser.

Même si notre politique vise à garantir le respect de vos droits, la protection de ces droits peut être soumise à certaines exceptions afin de nous permettre d’exercer notre travail convenablement. Nous pouvons donc restreindre votre droit de retirer votre consentement lorsque nous sommes tenus à la conservation de vos renseignements personnels en vertu de nos obligations légales, réglementaires et professionnelles. Vous devez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin que nous puissions vérifier si vous êtes habilités à le faire. De plus, sachez que le fait de ne pas fournir des informations personnelles nécessaires pourrait entraver notre capacité à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités.

Violation de la protection des renseignements personnels

Si nous pensons que les renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, nous réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, la ou les personnes touchées et notre assureur seront avisés.

Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les détails pertinents.

Ensuite, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Chez DUMONT DUPUIS GERMAIN PRUNEAU NOTAIRES INC., Me Maude Dumont, notaire associée est la responsable de la protection des renseignements personnels. De plus, elle veille au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en la matière. Pour toute demande ou question, vous pouvez la joindre au 819-374-5354 poste 301 ou par courriel au mdumont@ddgp.ca.

Pour communiquer avec nous pour de plus amples informations, voici les coordonnées de notre étude :

DUMONT DUPUIS GERMAIN PRUNEAU NOTAIRES INC.
10, rue Vaillancourt, bureau 202
Trois-Rivières, QC  G8T 1Y5
819 374-5354
www.ddgpnotaires.com

La présente politique sur la protection des renseignements personnels a été mise à jour le 6 juin 2024